法人カードに従業員用の追加カードを発行するメリットと管理のポイント

従業員に経費を立て替えてもらい、あとから精算する運用をしている法人・個人事業主も多いのではないでしょうか。法人カードには、本会員(代表者)用のカードとは別に、従業員名義の追加カードを発行できる仕組みがあります。この記事では、追加カードを発行するメリットと、導入・管理する際に気をつけておきたいポイントを解説します。法人カード・ビジネスカード全般の基本については、法人カード・ビジネスカードとはの記事もあわせてご参照ください。

従業員用の追加カードとは

法人カードの多くは、本会員カードとは別に、従業員をカード利用者とする追加カードを発行できます。追加カードでの利用分は、基本的に本会員(法人)の明細にまとめて計上される仕組みになっていることが一般的です。ETCカードについても、同様に追加で発行できるカードのひとつです。

発行できる枚数や条件、追加費用の有無はカード会社によって異なります。申し込み前に、必要な枚数を発行できるかどうかを確認しておきましょう。

追加カードを発行するメリット

経費の立て替えをなくせる

従業員が出張費や消耗品費などを個人のお金で立て替える必要がなくなり、精算の手間や、立て替えによる従業員の負担を減らせます。

利用明細が一括で管理しやすくなる

追加カードの利用分もまとめて明細に反映されるため、経理担当者が個別の領収書を集めて集計する手間を減らしやすくなります。複数の事業用支出を1枚(1契約)にまとめて管理する考え方については、複数の事業用支出をクレジットカードで一元管理するコツやクレジットカードの利用明細を経費管理に活用する方法の記事もあわせてご参照ください。

利用可能枠を従業員ごとに設定できる場合がある

カードによっては、従業員用の追加カードごとに利用可能枠を個別に設定できることがあります。用途や役職に応じて枠を分けることで、想定外の高額利用を防ぎやすくなります。

発行・管理で気をつけたいポイント

利用ルールをあらかじめ整備しておく

何のための支払いにカードを使ってよいか、利用ルールを事前に社内で決めておくと、経理処理がスムーズになります。私的利用と業務利用が混ざらないよう、利用目的を限定しておくことも大切です。

退職・異動時の対応を忘れない

従業員が退職・異動する際は、追加カードの利用停止手続きを忘れずに行いましょう。手続きが遅れると、意図しない利用が発生するリスクがあります。

車両台数・ドライバー数が多い場合の考え方

事業用車両が複数あり、ドライバーごとにETCカードを増やしたい場合、クレジットカード会社が発行する追加カードとは別に、ETC協同組合の法人ガソリンカード[PR]のように、協同組合が組合員向けに発行し、車両台数に応じて複数枚を発行できるタイプを検討する余地もあります。設立間もない法人にとって、選択肢のひとつになります。

こんな法人・個人事業主におすすめ

従業員が経費を立て替える機会が多い法人
経理処理の手間を減らしたい事業者
車両やドライバーが複数あり、ガソリン代・ETC代の管理をまとめたい事業者

まとめ

法人カードの従業員用追加カードは、経費の立て替えをなくし、利用明細を一括で管理しやすくする仕組みです。一方で、利用ルールの整備や退職時の対応など、運用面で気をつけたいポイントもあります。発行できる枚数や条件はカードによって異なるため、自社の状況に合わせて比較検討しましょう。数値や条件は変更される場合があるため、申し込み前に必ず公式サイトで最新情報をご確認ください。